Polityka prywatności
Wersja z dnia: 29.09.2026r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z działaniem serwisu certivogroup.pl, świadczeniem usług oraz udostępnianiem platformy Certivo, w jakich celach to robimy i jakie prawa Ci przysługują. Realizuje ona obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”).
1. Kim jesteśmy
Administratorem Twoich danych osobowych jest Kamil Małota prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Cleverit Kamil Małota, ul. Wośnicka 31A, 26-600 Radom, NIP: 7962718483, REGON: 360100955 (dalej: „Cleverit”, „my”). Certivo Group jest marką należącą do Cleverit.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się z nami:
- e-mailowo: rodo@certivogroup.pl,
- pisemnie na adres: Cleverit Kamil Małota, ul. Wośnicka 31A, 26-600 Radom, z dopiskiem „Ochrona danych”.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane podane przez Ciebie – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa i dane organizacji, stanowisko, adres strony internetowej oraz treść wiadomości, które przekazujesz nam w formularzach, w ankiecie weryfikacji NIS2/KSC, zapisując się do newslettera, zakładając konto testowe lub kontaktując się z nami bezpośrednio.
- Dane związane z umową i rozliczeniami – dane osób reprezentujących klienta i osób kontaktowych oraz dane potrzebne do wystawienia faktur.
- Dane konta w platformie Certivo – login, adres e-mail użytkownika, rola i uprawnienia, historia logowań i działań w systemie (logi).
- Dane zbierane automatycznie – adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina wizyty oraz dane zapisywane w logach serwera i w plikach cookies (szczegóły w punkcie 11).
Zbieramy tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celów opisanych poniżej.
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy dane |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, prezentacja platformy i udostępnienie 14-dniowego dostępu testowego | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; gdy działasz w imieniu organizacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: kontakt z przedstawicielem potencjalnego klienta) | Przez czas prowadzenia rozmów, a jeśli umowa nie zostanie zawarta – nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu |
| Zawarcie i wykonanie umowy, w tym prowadzenie konta w platformie Certivo, wsparcie techniczne i merytoryczne | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku przedstawicieli i pracowników klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: realizacja umowy z klientem) | Przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Rozliczenia, wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Marketing naszych produktów i usług, w tym przesyłanie informacji handlowych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: marketing bezpośredni). Informacje handlowe wysyłamy e-mailem lub przekazujemy telefonicznie wyłącznie za Twoją uprzednią zgodą wymaganą przez ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej | Do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu |
| Wysyłka newslettera | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda | Do czasu cofnięcia zgody (wypisania się z newslettera) |
| Przesłanie wyniku ankiety „Czy NIS2 i KSC dotyczą mojej organizacji” | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda | Do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata od wypełnienia ankiety |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i platformy, prowadzenie logów, wykrywanie nadużyć | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo systemów) oraz art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 32 RODO | [DO UZUPEŁNIENIA: np. 12 miesięcy dla logów serwera] |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: ochrona naszych praw) | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Obsługa Twoich żądań dotyczących danych osobowych i wykazanie zgodności z RODO | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 ust. 2 i art. 12–22 RODO | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń związanych z obsługą żądania |
| Statystyki i analityka serwisu (pliki cookies nieniezbędne) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies | Do czasu cofnięcia zgody lub wygaśnięcia pliku cookie |
4. Dane w platformie Certivo przetwarzane w imieniu klientów
Dane, które organizacja korzystająca z platformy Certivo wprowadza do systemu (np. dane pracowników, właścicieli procesów, dostawców, dokumentacja SZBI, rejestry ryzyk i incydentów), przetwarzamy w imieniu i na polecenie tej organizacji. W tym zakresie administratorem danych jest organizacja-klient, a Cleverit jest podmiotem przetwarzającym działającym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).
Jeśli Twoje dane zostały wprowadzone do platformy przez Twojego pracodawcę lub kontrahenta, żądania dotyczące tych danych kieruj przede wszystkim do tej organizacji. Pomagamy jej w realizacji Twoich praw zgodnie z umową powierzenia.
5. Komu przekazujemy dane
Dostęp do Twoich danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Cleverit, którym dane są potrzebne do wykonywania obowiązków (zasada najmniejszych uprawnień). Twoje dane mogą być także przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom usług serwerowych – dane platformy Certivo przechowujemy na serwerach zlokalizowanych w Polsce;
- biuru rachunkowemu obsługującemu nasze rozliczenia;
- dostawcom usług doradztwa prawnego;
- operatorom pocztowym i kurierom – w przypadku korespondencji tradycyjnej;
- organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami. Nie sprzedajemy Twoich danych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane platformy Certivo przechowujemy na serwerach w Polsce.
- Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych – informacji, jakie dane przetwarzamy i w jakich celach, oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – chyba że dalsze przetwarzanie jest niezbędne, np. do wypełnienia obowiązku prawnego lub obrony roszczeń (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
- przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie – cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Prawo sprzeciwu
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeśli sprzeciw dotyczy marketingu bezpośredniego, przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tym celu bez konieczności uzasadniania sprzeciwu (art. 21 RODO).
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres rodo@certivogroup.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające Twoją tożsamość.
8. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez podania danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie będziemy jednak mogli odpowiedzieć na zapytanie, udostępnić konta testowego, przesłać wyniku ankiety, wysyłać newslettera ani zawrzeć i wykonać umowy. Podanie danych do faktury jest wymagane przepisami podatkowymi.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Wynik ankiety weryfikacji NIS2/KSC ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi takiej decyzji.
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie (HTTPS/TLS), kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach, regularne kopie zapasowe oraz rejestrowanie działań w systemach.
11. Pliki cookies
Serwis certivogroup.pl korzysta z plików cookies. Pliki niezbędne do działania serwisu stosujemy bez Twojej zgody. Pliki analityczne i marketingowe zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies – zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać. Szczegóły, w tym lista stosowanych narzędzi, znajdują się w Polityce cookies.
12. Zmiany polityki prywatności
Politykę możemy aktualizować, np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data jej obowiązywania znajduje się na początku dokumentu.